祁县农商银行：信贷档案管理的数字化转型之路

　　祁县农商银行以规范统一的信贷档案管理标准为依据，以网络、计算机、信息技术为手段，以信贷档案资源为对象，开发了信贷电子档案管理系统，在档案管理过程中运用网络信息技术对信贷档案资料进行收集、管理、存储、开发和利用，进一步实现信贷档案数字化管理、网络化运营、电子化查询。目前信贷电子档案系统累计建立数字档案6000余户，上传信贷电子文本8000余册，电子化调阅文本1.8万余次。

　　信贷档案信息化建设情况

　　制定统一规范的信贷档案数字化标准。统一信贷档案数字化格式。该行在信贷档案数字化转化过程中将纸质档案目录清单与电子书签结合起来，把可以自定义电子书签的PDF格式作为信贷电子档案的基本存储格式。确定信贷电子档案转化基本单元。该行将信贷电子档案划分为评级电子档案、授信电子档案、展期电子档案、合同电子档案等基本单元。建立统一的信贷档案数字化转化步骤。该行信贷电子档案按照每个基本单元转化为PDF电子文档，转化步骤包括：档案资料整理、纸质档案扫描、电子书签制作、打包及书签挂载、电子文档OCR识别、文件压缩优化、加密存储等。转化后的信贷电子档案具备快捷书签、文本搜索、可读性高、安全性强和占用空间少等优点，能较好地适应电子档案管理系统和本地网络环境。

　　建立易用、安全、高效的电子档案管理系统。该行信贷电子档案管理系统可实现信贷电子档案分级授权、多点上传、集中管理，系统包含独立的实物档案管理模块，可对纸质档案录入、查询、修改、借还和统计等进行数字化管理，实物档案管理模块下每笔档案与对应的信贷电子文档进行关联，操作人员可在档案管理菜单模糊查询检索贷款客户，并找到对应的电子文档进行调阅、修改等操作。

　　制定严谨、灵活的权限管理机制。该行信贷电子档案管理系统根据不同的岗位角色需求对操作用户赋予相应的操作权限，主要岗位分为系统管理员、档案管理员、支行档案管理员、普通用户，系统管理员可对系统功能参数进行修改设定；档案管理员可在权限内对电子档案进行上传、修改、删除、打印等操作；普通用户包括客户经理、审查人员、稽核审计人员等，普通用户权限由各级档案管理员对其档案管理需求进行授权。

　　信贷档案信息化的作用

　　提高信贷档案管理水平。信贷档案管理长期面临三大问题，一是长久以来大量堆积的纸质资料管理难度大；二是低效的手工建档、卡片管理模式导致基层档案管理员工作负担重；三是在听证问责和不良贷款处置过程中需要对一些时间间隔较长的信贷资料进行查阅，工作量大，极大的浪费了人力和物力资源。该行通过运用信贷档案系统，使信贷档案管理实现了数字化建档、信息化查询、电子化调阅，大大提高了档案管理效率，减少了基层档案管理人员工作量，有效预防了资料传递过程中丢失和损坏的风险。

　　充分发挥信贷档案价值。通过信贷档案信息化建设，该行客户经理和风险经理可方便快捷的调阅存量贷款客户资料，在新增贷款办理及存量贷款转贷过程中，信贷人员能够充分利用信贷电子档案系统调阅存量历史信贷档案数据信息，充分发挥信贷档案资料的参考价值，在发放贷款过程中对客户自身及关联客户近年来的办贷情况进行比对分析，综合研判客户风险，为信贷审批决策提供了可靠依据。

　　信贷模式创新提供有力支撑。该行成立授信调查中心和审查中心，实行授信集中调查审查和信贷档案集中管理的新模式，解决了模式下调查不清、审查不严、责任不明的弊端，但信贷模式创新后同时也出现了新的问题：一方面是集中调查审查后信贷档案资料来回传递存在档案流转效率低下问题，另一方面档案集中管理后贷前调查和放贷管贷存在无法有效衔接问题。该行通过上线信贷电子档案管理系统，授信纸质档案在集中调查审查后直接转化为数字档案并上传至信贷电子档案系统，办贷中心放贷管贷时通过调阅授信电子档案实现贷款管理无缝对接。

　　形成集中、统一的档案管理平台。当前小额贷款越来越多的通过“小微贷”“晋享贷”等线上办贷平台办理，一方面办贷电子档案资料只能平台操作人员调阅，另一方面后续贷后管理档案无法与办贷资料统一管理。依托信贷电子档案管理系统将办贷平台产生的电子档案与后续小额贷款发放后的贷后管理、催收诉讼资料集中归档管理，从而使不同办贷渠道产生的信贷档案通过信贷电子档案系统实现集中存储、统一管理。